Письма Gmail в Notion: каждое письмо становится строкой базы

Письма Gmail в Notion сохраняют два блока: «gmail incoming email» раз в минуту проверяет «Входящие», а «Notion» создаёт в базе строку на каждое новое письмо. Тема становится заголовком, отправитель и дата ложатся в колонки, а начало или весь текст письма можно положить на страницу строки. Нужны доступ к Gmail и токен внутренней интеграции Notion, код писать не нужно.

Собрать в конструкторе

Что можно автоматизировать

  • Разбирать заявки из почты как задачи: каждое письмо - строка базы, у которой в колонке «Статус» сразу стоит вариант «Новое»
  • Вести базу обращений клиентов с колонками От кого, Тема и Дата и обсуждать письмо с командой прямо на его странице в Notion
  • Собирать рассылки, на которые вы подписаны, в базу «Прочитать позже»: в поиске триггера from:digest@example.com, тема в заголовке, начало текста на странице
  • Держать письма одной переписки на одной странице: по thread_id схема находит уже созданную строку и дописывает новое письмо в её конец
  • Складывать письма от одного клиента в отдельную базу: поиск from:@client.ru в триггере и ссылка на эту базу в блоке Notion

Как настроить

  1. 1

    Создайте интеграцию Notion и откройте ей базу

    На странице интеграций Notion создайте интеграцию типа Internal и скопируйте Internal Integration Secret, он начинается с ntn_ или secret_. Откройте базу для писем, нажмите «...» справа вверху, выберите «Подключения» и добавьте интеграцию, иначе Notion ответит object_not_found.

  2. 2

    Подготовьте колонки базы

    Колонка-заголовок достанется теме письма. Добавьте колонки От кого (Текст), Дата (Дата), Цепочка (Текст) и Статус с заранее созданным вариантом Новое. Поле from приходит вместе с именем, например Anna <anna@example.com>, поэтому для него удобнее тип Текст.

  3. 3

    Подключите Gmail

    Создайте схему с триггером «gmail incoming email», впишите адрес и выберите вход: APP_PASSWORD_IMAP с паролем приложения Google или OAUTH_CLIENT с client ID, client secret и refresh token. В search query сразу отберите нужные письма, например subject:(заявка), пустое поле значит все письма «Входящих».

  4. 4

    Настройте блок «Notion»

    Добавьте блок, вставьте токен, выберите операцию create_page и вставьте ссылку на базу из адресной строки. В «Заголовок страницы» подставьте subject. В «Свойства (колонки) простым списком»: От кого - from, Дата - date, Цепочка - thread_id, Статус - Новое. Дату в формате ISO колонка типа Дата принимает как есть.

  5. 5

    Положите текст письма на страницу

    В «Текст страницы» подставьте snippet или body_text. Каждая непустая строка станет абзацем, но за один запуск Notion принимает не больше 100 абзацев и блоков. В письме с подписью и цитатами прошлой переписки строк бывает больше, тогда блок вернёт ошибку и строка не появится, поэтому для длинной переписки надёжнее snippet.

  6. 6

    Включите схему и проверьте строку

    Первая проверка только запоминает письма, которые уже есть во «Входящих». Отправьте себе письмо: после ближайшей проверки в базе появится строка, а её ссылка будет в record_url блока Notion. Включённая схема стоит 0,42 ₽ в час.

Сколько стоит

Запуск блоков Gmail стоит 0,20 ₽, блоков Notion - 0,20 ₽. Каждый месяц баланс бесплатно пополняется до 350 ₽, включённая схема стоит 0,42 ₽ в час.

Сервисы в связке

  • Gmail

    Запускайте схему на каждое новое письмо в Gmail: уведомление в Telegram, запись в таблицу, разбор текста нейросетью. Без кода, бесплатный баланс каждый месяц.

  • Notion

    Интеграция с Notion без кода: заявки и заметки пишутся в базу, строки ищутся по фильтру, текст дописывается в страницу. Бесплатный баланс каждый месяц, карта не нужна.

Похожие связки

  • Gmail + amoCRM

    Письмо с заявкой в Gmail само становится сделкой в amoCRM: ChatGPT достаёт из текста имя, телефон и email клиента. Без кода, бесплатный баланс каждый месяц.

  • Gmail + Discord

    Новые письма Gmail приходят сообщением от вашего бота в канал Discord: отправитель, тема и начало текста. Отбор поиском Gmail, без кода, бесплатный баланс.

  • Gmail + Google Таблицы

    Каждое новое письмо Gmail само добавляется строкой в Google Таблицу: отправитель, тема, дата и начало текста по колонкам. Бесплатный баланс каждый месяц, карта не нужна.

  • Gmail + ChatGPT (OpenAI)

    ChatGPT читает каждое новое письмо Gmail: пишет пересказ, ставит категорию или готовит черновик ответа и присылает результат в Telegram или таблицу. Без кода.

  • Gmail + Slack

    Каждое новое письмо Gmail приходит сообщением в канал Slack: отправитель, тема и начало текста. Отбор писем поиском Gmail, без кода, бесплатный баланс каждый месяц.

  • Gmail + Telegram

    Получайте уведомления о новых письмах Gmail в Telegram: отправитель, тема и текст письма в личке или рабочей группе. Бесплатный баланс каждый месяц, карта не нужна.

Частые вопросы

Каждое письмо - четыре запуска базового блока: триггер Gmail считается как два, создание строки в Notion тоже как два. 1 000 запусков стоят 100 ₽, а запрос, на который Notion ответил ошибкой, не оплачивается. Пока схема включена, она стоит 0,42 ₽ в час, и за месяц без выключения эти часы забирают большую часть бесплатных 350 ₽.

Откройте error_message блока Notion. object_not_found - интеграцию не добавили в «Подключения» базы или ссылка ведёт не на базу. unauthorized - токен скопирован с ошибкой. Если колонки из списка нет в базе, блок перечислит колонки, которые в ней есть. Если запуска в журнале нет совсем, письмо не подошло под поиск Gmail или лежит не во «Входящих».

Длинный абзац не мешает: блок сам режет текст на части по 2000 символов, как требует Notion. Мешает число строк: абзацем становится каждая непустая строка письма, а за один запуск можно добавить не больше 100 абзацев и блоков. Если строк больше, блок завершится ошибкой и строка в базе не появится. Для длинных писем подставляйте snippet, а полный текст открывайте в Gmail.

Да. Первый блок «Notion» с операцией query_database ищет строку с тем же thread_id: в «Фильтр (JSON)» впишите условие equals по колонке Цепочка и подставьте thread_id из триггера. Блок «condition» проверяет, что total_count больше 0. Если строка нашлась, append_blocks дописывает письмо в её страницу по id из records, если нет, create_page создаёт новую. Такое письмо стоит шесть запусков базового блока.

Да. В create_page оставьте поле базы пустым и заполните «Ссылка или ID родительской страницы»: каждое письмо станет страницей внутри неё, с темой в заголовке и текстом. Колонок у такой страницы нет, поэтому список свойств оставьте пустым. Чтобы дописывать все письма в одну страницу подряд, выберите append_blocks и укажите эту страницу.

Да. Каждое новое письмо запускает схему один раз, в том числе после перезапуска сервера, а письма, которые уже были во «Входящих» или пришли больше трёх суток назад, схему не запускают. Если Notion просит подождать из-за частых запросов, блок ждёт и повторяет запрос сам. После обрыва связи создание страницы не повторяется, чтобы в базе не появилась копия строки.

Соберите первую схему бесплатно

Регистрация бесплатная, карта не нужна. Каждый месяц баланс бесплатно пополняется до 350 ₽, этого хватает примерно на 3 500 запусков простых блоков.

Собрать в конструкторе